Étude de Cas: Organisation Gouvernementale

Demande du client

Cet organisme gouvernemental a été créé en 1999 sous la forme d’une agence quasi-commerciale. Lors de sa transition d’une organisation traditionnelle de secteur public, elle avait besoin de mettre en place des processus, des organisations et des systèmes pour supporter une organisation commerciale. Dans le même temps, elle voulait étendre son application restreinte des concepts de la Planification et du contrôle sur l’ensemble de ses activités.

Après avoir agit comme conseil et accompagnateur du reponsable des systèmes d’information, Rod Clarke se vit demander d’agir comme conseil externe auprès du Directeur de Opérations alors qu’il créait et prenait le flambeau du projet ERP.

Solution proposée et fournie

Le rôle de Rod Clarke commença lors de la sélection du progiciel lorsqu’il conseilla le Comité de Direction sur les partenaires informatiques appropriés. Rod les guida au cours du processus de sélection et d’établissement du contrat avec l’intégrateur informatique, y compris au cours de la rédaction de l’appel d’offre, de l’évaluation des réponses des intégrateurs, et comme membre indépendant du comité de sélection.

Pendant la phase de mise en œuvre en mi-année 2000, Rod les conseilla sur la structure et la sélection de l’équipe de projet, les éléments critiques de la planification du projet, le management et le contrôle des partenaires externes (à la fois le fournisseur du progiciel et l’intégrateur informatique) et leur fit créer un poste temporaire de management, initialement comme Meneur du Processus de Changement, puis comme Chef de Projet.

Rod, en tant que membre indépendant du Comité de Pilotage du projet, procéda à des expertises régulières de la conception des processus, pilota le travail de définition des besoins pour le reporting à la Direction, et conseilla sur tous les aspects du management de projet.

Recommandations et actions entreprises

Trois interventions principales sont à noter :

  • Le programme Pilote ERP – Rod intégra un programme pilote dans les plans de mise en œuvre, pour optimiser la validation du dessin du processus et la configuration du progiciel et pour améliorer la connaissance et la compréhension de la part des utilisateurs et des managers.
  • Modifications au progiciel – Rod passa en revue toutes les modifications demandées au progiciel, s’appuyant sur son approche de système standard il permis à DARA de limiter les changements au progiciel. Là ou des modifications étaient indispensables, Rod fournit des recommandations qui permirent d’en réduire considérablement les coûts.
  • Planification du démarrage – Rod fournit un cadre pour la planification du démarrage et la prise de décision, cela permis à DARA d’aborder le processus risqué et complexe du démarrage en toute confiance et en bonne maîtrise.

Coûts et Bénéfices

  • Le coût total de cette assistance fut de 300.000 € en 18 mois.
  • Le coût total du projet ERP fut de 45 millions d’Euros dans cette période de 18 mois.
  • Les bénéfices pour le client furent une amélioration de la qualité de conception des processus et des systèmes, une réduction des coûts d’intégration informatique, une réduction des coûts de modifications informatiques, une réduction de la complexité globale du projet et une capacité de démarrage réussi de la nouvelle application sans crise.