Caso Estudio: Organización Gubernamental

Demanda del cliente

Este organismo gubernamental fue creado en 1999 bajo la forma de una agencia casi comercial. Dada la transición de una organización pública tradicional, había la necesidad de poner a punto procesos, organización y sistemas para dar soporte a una nueva organización comercial. Al mismo tiempo se quería extender y aplicar los conceptos de la planificación y el control sobre el conjunto de actividades.

Después de ser elegido como consultor soporte del responsable de los sistemas de información, Rod Clarke consiguió actuar como consejero externo para el Director de Operaciones al mismo tiempo que se iniciaba el proyecto y era el máximo responsable del mismo.

Solución propuesta y aplicada

El rol de Rod Clarke comienza con el Comité de Dirección para elegir los partners informáticos apropiados. Rod ayudó en el proceso de selección y en el establecimiento del contrato, así como en la valoración de las ofertas, como miembro independiente del comité de selección.

Durante la fase de puesta en práctica, a mitad del 2000, Rod les aconseja sobre la estructura y la selección del equipo de proyecto, los elementos críticos de la planificación del mismo, la gestión y control de los partners externos y sobre como crear un puesto temporal de dirección, inicialmente como responsable de procesos de cambio, y más tarde como jefe de Proyecto.

Rod, en tanto que miembro independiente del Comité de Dirección del proyecto, procede a transmitir su experiencia sobre el concepto y diseño de los proceso, conduce el trabajo de definición de las necesidades para el reporte a la Dirección, aconseja y da soporte en todos los aspectos de la gestión del proyecto.

Recomendaciones y acciones

Se deben resaltar tres temas:

  • El programa piloto de ERP - Rod integró un programa piloto en los planes de puesta en práctica, para optimizar la validación del diseño de procesos, la configuración y para mejorar el conocimiento y comprensión por parte de los usuarios, los gestores, jefes y directivos.
  • Modificaciones al sistema - Rod lideró la revisión de todas las modificaciones demandadas al sistema, intentando el máximo aprovechamiento del standard lo que ha permitido al cliente limitar los cambios. Donde hubo modificaciones fueron indispensables, y Rod proveyó las recomendaciones que permitieron reducir considerablemente los costes.
  • Planificación del arranque - Rod diseño el marco para la planificación de la puesta en marcha y la toma de decisiones, lo que permitió al cliente abordar el los riesgos y complejidad de los procesos de puesta en marcha con toda la confianza y con un buen ritmo de supervisión.


Costes y Beneficios

  • El coste total de la asistencia fue 300.000 € en 18 meses.
  • Le coste total solo del proyecto de ERP fue de 45 millones de Euros en el mismo periodo de 18 meses.
  • Los beneficios para el cliente fueron, la mejora de la calidad de concepción de los procesos y de los sistemas, una reducción de costes de integración informática, una reducción sustancial de costes de modificaciones, una reducción de la complejidad global del proyecto y una capacidad puesta en marcha a tiempo y sin crisis